Traffic analysis

Vědecká knihovna Olomouc
Vědecká knihovna Olomouc
Česky English Deutsch

ALEPH 500 V SVK OLOMOUC

Když se naše knihovna rozhodla přejít na nový automatizovaný systém ALEPH 500, vyvolalo to celou vlnu emocí: napjaté očekávání, co nám nový systém přinese; nostalgický smutek, ba i údiv, proč se máme s oblíbeným ISISem rozloučit; překvapení, že už půjčovna nebude fungovat ve FoxPro; obavy a nervozitu, zda a jak rychle nové úkoly zvládneme; ale také chuť pustit se do něčeho nového a dokázat si, že něco umíme. Samozřejmě, že těch nadšenců bylo zpočátku méně, některým se zrovna moc nechtělo učit se něco nového a vstupovat na nejistou půdu, ale v podstatě se podařilo všechny přesvědčit ke spolupráci. Ukázalo se, že někteří bez problému zvládnou i více nových činností a jsou schopni zastoupit i pracovníky na jiném úseku.

Chronologie

13.-14.7.1998         - instalace ALEPHu 500
15.-16.7.1998 - systémové školení
24.-27.11.1998 - školení pracovníků linky zpracování
prosinec 98-březen 99 - zacvičování pracovníků linky zpracování, práce s UNIMARCem
duben 99-červen 99 - zkušební provoz v lince zpracování; souběžná práce v ISISu i ALEPHu
28.6.1999 - upgrade na verzi 505.11.5
29.6.-2.7.1999 - školení pracovníků výpůjčky
3.-7.7.1999 - konverze bibliografických záznamů a záznamů o knihovních jednotkách z databází MAKS a VRETR
13.7.1999 - linka zpracování uvedena do ostrého provozu
30.7.-1.8.1999 - konverze výpůjčních dat
září 1999 - zahájení provozu pro čtenáře; půjčování v systému ALEPH

Konverze

Konverze knihovních jednotek

Tuto část konverze provedla firma Ex Libris a dopadla celkem úspěšně. Potíže však byly s těmi bibliografickými záznamy, ke kterým se pojilo více exemplářů a nešlo jednoznačně identifikovat, který exemplář s určitým přírůstkovým číslem se vztahuje k určitému čárovému kódu. Protože čárový kód je nezbytným údajem, rezignovali jsme v těchto případech na přírůstková čísla.

Jednalo se o vytvoření záznamů o knihovních jednotkách k bibliografickým záznamům z databází MAKS i VRETR. Zatímco bibliografický záznam se vztahuje ke všem exemplářům téhož vydání, záznam o knihovní jednotce se vždy vztahuje pouze k jedinému exempláři. Obsahuje takové údaje jako čárový kód, přírůstkové číslo, způsob a datum nabytí, cenu, signaturu a informaci o umístění ve skladišti případně v některé příruční knihovně. Záznamy o knihovních jednotkách jsou nezbytné k fungování výpůjčního systému, protože půjčování se váže na konkrétní exempláře.

Konverze bibliografických záznamů

Bibliografická data se konvertovala z formátu ISO 2709 do formátu UNIMARC.

Zkonvertováno bylo:

  • celkem 423.003 záznamů
  • z toho
    • 112.376 z databáze MAKS
    • 310.627 z databáze VRETR

V databázi MAKS jsou úplné bibliografické záznamy, ostatní jsou záznamy z databáze VRETR, což jsou zkrácené záznamy z retrokonverze.

Největší potíže při konverzi byly u UNIMARCového pole 200 f, 200 g (oblast údajů o odpovědnosti), kde se objevily chyby. U dávek knih, které byly rozpracované (tj. v době konverze byly v lince zpracování a konvertovaly se nehotové záznamy), bylo nutno tyto chyby odstraňovat ručně. Taktéž se ručně odstraňovaly chyby, které vznikly už při zápisu do databází MAKS i VRETR a tudíž nebylo možné je odstranit automaticky. Celkově však konverze dopadla dobře a vzhledem k velkému množství přenesených záznamů bylo procento chyb nízké.

Konverze výpůjčních dat

Konverze výpůjčních dat byla rozdělena do dvou částí:

  • data o čtenářích
  • data o výpůjčkách

Obě části konverze jsme si dělali sami, protože nás tlačil čas. Firma Ex Libris dodala pouze vzorek čtenářských dat, úplnou konverzi však neprovedla a k informacím o výpůjčkách se nehlásila vůbec. Počítali jsme tedy se situací, že si konverzi výpůjček budeme muset provést sami, předem. Proto jsme vyhlásili čtenářskou amnestii, aby se co nejvíce knih vrátilo. Navíc se během července okódované knihy půjčovaly jen prezenčně. To se velmi vyplatilo, neboť se celkový objem výpůjčených knih snížil na čtvrtinu a vrátilo se i dost knih, které jsme už pokládali za ztráty (např. z let 1996, 1997).

Zkonvertováno bylo:

  • 26.300 globálních záznamů
  • 52.600 lokálních záznamů
  • 33.312 adresních záznamů o čtenářích
  • 4.666 záznamů o výpůjčkách
  • 941 záznamů o rezervacích

Globální záznam slouží k registraci čtenáře. Obsahuje jméno čtenáře, jeho adresu, příp. e-mail, telefon, identifikační číslo a také informace o počtu výpůjček a rezervací.
V lokálním záznamu jsou nastavena práva čtenáře, jeho kategorie a platnost registrace. Teprve po vyplnění lokálního záznamu je čtenáři umožněno si půjčovat.

Linka zpracování

I když se pracovníci linky zpracování v uplynulém půlroce teprve seznamovali s UNIMARCem v praxi, výsledky jsou velmi dobré. Samozřejmě ne vše je úplně na jedničku a ne každý pracuje s UNIMARCem suverénně, ale celkově musím hodnotit snahu a úsilí ze strany těchto pracovníků jako mimořádné. Nevím, zda bylo pro ně obtížnější období souběžného provozu dvou systémů nebo začátek ostrého provozu, ale vložili do toho opravdu hodně a za to jim patří uznání. Výsledky jejich snahy můžete vidět na webu.

Závěr

Protože ostrý provoz výpůjčky nás teprve čeká, nemohu ještě hodnotit, jak tento obtížný úkol zvládneme. Půda je však dobře připravena, počkáme na sklizeň.
Poděkování patří všem pracovníkům, kteří se na zavádění ALEPHu podíleli. Někteří jednotlivci mají zásluhy větší, protože se podíleli na organizaci, ale neobešli by se bez spolupráce s ostatními. Každé, i to nejmenší kolečko, mělo v rozjetí tohoto stroje význam - když by se jedno kolečko zaseklo, zasekne se nám celé soukolí. Nejdůležitější pro dosažení těchto pěkných výsledků tedy byly:
  • vysoké pracovní nasazení
  • dobrá organizace práce
  • dodržování časového plánu
  • dobrá spolupráce mezi jednotlivými odděleními
  • průběžné řešení problémů

A taky pevné nervy! Proč? Protože komunikace s maďarským zastoupením firmy Ex Libris je obtížná a zdlouhavá; pokud chceme něco stihnout v termínu, postupujeme osvědčeným způsobem "Udělej si sám". Protože ne všichni kolegové se nadchli myšlenkou zavádění nového systému a bylo třeba je ke spolupráci získat. Protože jsme museli být trpěliví a některým kolegům věnovat více času, aby nové pracovní postupy zvládli. Protože všichni jsme se museli naučit mnoho nového. Ale stálo to za to.


TIRÁŽ: Knihovní obzor. Čtvrtletník Vědecké knihovny v Olomouci. Redakce: redakcevkol.cz. Registrace MK ČR E 6450. ISSN (elektronická verze) 1214-6498.

Aktualizováno: 09.01.2008
Redaktor: správce www stránek
Pošli e-mailem
Trvalý odkaz


Vědecká knihovna Olomouc, ­ ­­­­­­­ ­Bezručova 659/2 ­Olomouc 9, 779 11­­­ tel.  +420-585 205 300 e-mail: vkol@vkol.cz   Otevírací doba: Po - Pá 8:30 - 19:00 So 9:00 - 13:00* Ne zavřeno       *MVS a studovna vázaných novin - zavřeno   ID datové schránky­­: yswjrie
Vědecká knihovna v Olomouci je příspěvkovou organizací zřízenou a financovanou Olomouckým krajem
Tvorba www stránek © Winternet 2008 - 2020
Aktualizováno: 25.02.2020 08:50
TOPlist