Traffic analysis

Vědecká knihovna Olomouc
Vědecká knihovna Olomouc
Česky English Deutsch

CHÁPÁNÍ POJMU "INFORMAČNÍ MANAGEMENT" Z POHLEDU INFORMACE A DOKUMENTACE

Stefan Grudowski

Studie s názvem Begriffsverständnis "Informationsmanagement" aus Sicht von Information und Dokumentation byla otištěna v časopise Nachrichten für Dokumentation, 1996, č. 6.

1. Vývoj pojmu

Výchozí bod uvažování o informačním managementu tvoří všeobecné poznání, že efektivní dosažení cíle v informační činnosti předpokládá interní zpracovávání a zprostředkovávání informací stejně jako výměnu informací s okolním světem. Není nové, že se pamatuje na oddělení, které má za úkol řídit informační procesy a podporovat vypracovávání, zpracovávání, zprostředkovávání a ukládání informací. Také informační věda má již dlouhý čas k dispozici výzkumy organizace informací. Informace a komunikace byly již dlouho před prosazením pojmu "informační management" provozně organizovány a vědecky diskutovány. Co je tedy nové na pojmu informační management?

Nové jsou změněné podmínky organizace informací v přechodu od průmyslové k informační společnosti. Vycházeje z této změny v makrorovině, je dnes nutné stanovit organizační změnu od "klasické" organizace k "informačně orientované" organizaci v mikrorovině. Změněné podmínky v mikro i makrorovině vedou k novým organizačním koncepcím. Informační management je pojmový a koncepční výraz. Nové na pojmu informační management a z něj odvozených koncepcí je změněné chápání organizace provozní informace a komunikace a také její nová hodnota. Doklad o tom můžeme vidět v následujících čtyřech hlediscích dnešního utváření informační činnosti.

V poslední době sílí úvahy, jak zlepšit metody managementu informačních procesů. "Informování" nebo jinak řečeno "informační činnost" mají principielně podléhat, stejně jako další oblasti činnosti funkcím managementu - plánování, řízení, kontrole a organizaci. Za druhé je zřetelná nutnost integrace různých informačních a komunikačních úkolů. Za třetí se jako úkol managementu chápe komplexní a mnohotvárné nasazení nových informačních a komunikačních technologií. A konečně vstupuje do praxe a vědy managementu vědomí, že člověk a podnikání se nacházejí v přechodu ke společnosti informací a vědění, s nímž přichází převrat veškerých pracovních struktur a struktur vědomostí. S tím spojené zvažování kulturních, sociálních a ekonomických šancí a rizik představuje významný úkol managementu.

2. Všeobecné objektové oblasti informačního mangementu

V pokusech o systematizaci a konkretizaci v aktuální literatuře zabývající se teorií a praxí předmětu informačního managementu, se vykrystalizovaly, podle mého mínění tři podstatné objektové oblasti: První pojednává informační management z hlediska určité integrace "informace" v moderním pracovním dění. Informace je zde chápána jako rozhodující zdroj podnikání, jak faktor soutěžení, jako racionalizační základna jednání. Druhá objektová oblast se vztahuje na vývoj specielních technik zpracování, zprostředkování a ukládání informací a poznatky s tím související (metodika informační činnosti). Třetí objektová oblast postihuje využití informačních a komunikačních technologií a jejich potenciál směrem k oběma výše jmenovaným hlediskům. Všechny tři aspekty (informace jako "dobro", technika informování a technologie) musí být nazírány integrovaně. Celek (informační management) je v tomto případě víc, než součet jeho částí.

Informační management integruje tedy lidi, technologie a "věci" (také nemateriální věci), při čemž teprve smysluplné spolupůsobení dá vzniknout pravému informačnímu a komunikačnímu chování celé organizace. Čím je větší počet komponentů a čím větší je jejich rozmanitost, tím se lépe zajistí jejich spolupůsobení. Tím se dostává do popředí integrační funkce informačního managementu.

3. Hlavní funkce informačního managementu

3.1 Funkce 1: Informační podpora organizačně propojeného jednání

Pojem "organizace" je možné chápat ve dvojím smyslu
  • organizace ve funkčním smyslu (organizování jako činnost) a
  • organizace v institucionálním smyslu (organizace jako podnik, jako instituce, jako systém, nebo všeobecně jako sociální útvar).

Když budeme dále mluvit o "organizaci", budeme mít na mysli organizaci v institucionálním smyslu. Pod "organizačně propojeným jednáním" se proto zde rozumí jednání pracovníků organizací. Toto jednání má být jednáním racionálním a cílevědomým, které je většinou vedeno principem ekonomické racionality i účelové racionality. Aby toto jednání mohlo být racionální, potřebují jednající racionalizační základy. Racionalizační základy jsou informace a vědomosti. Informace a vědomosti se dají v tomto smyslu chápat jako racionalizační základ organizačně propojeného jednání.

Důležitým cílem informačního managementu je zajistit, že účastníci budou vědět to, co musí vědět, aby jednání vedlo optimálně k cíli. Cíl a funkce specialistů informační činnosti je poskytnout co nejrychleji a nejlépe jiným pracovníkům organizace informaci potřebnou jako základ racionalizace. Pro určité rozhodovací situace to mohou být vypracované dokumenty s údaji.

Úkoly informačního managementu není možné spatřovat jen v tom, že jiné pracovníky odbřemení od práce s informacemi, tedy že od nich přípravu informací "převezmou". Úkoly spočívají v usnadnění práce s informacemi. Úkoly informačního managementu je třeba z tohoto zorného úhlu vidět v tom, že zařídí pracovníkům organizace vhodné struktury, racionalizační vzor a informační systémy (včetně technologií). Úkolem popřípadě funkcí institucionalizované informační činnosti je potom nejen příprava informace jako takové, nýbrž častěji příprava odpovídajících informačních systémů a zdrojů vědění, které mají práci s informacemi podpořit. K úvaze je např. vybudování interního informačního systému, který mohou pracovníci samostatně a ve vlastní režii využívat. Informování tím neimplikuje centrální funkci nebo oddělení, "které jako pavouk v síti ovládá všechny podnikové informace a podle své libovůle informace poskytne nebo zadrží"; spíše má pracovníkům organizace umožnit styk se zdroji infornace. Tento cílevědomý styk zahrnuje organizační a personální opatření stejně jako zprostředkování a uspokojení informačních potřeb relevantních pro rozhodování a také nasazení moderních informačních a komunikačních technik. On-line informační zdroje jsou přístupny nejen užšímu okruhu informačních specialistů, ale i jiným vědecky pracujícím odborníkům (např. vědcům, inženýrům, ekonomům). Informační management má z těchto důvodů také za úkol tyto uživatele rozvíjet školením a objasňováním světa on-line a zároveň posuzovat, ve kterých případech je přímé využití koncových uživatelů pro podnik efektivní.

Další s tím spojený cíl v této souvislosti je využívání externích zdrojů poznatků. U informačního managementu jde nejen o to, aby byly zpracovány a dány k dispozici informace interní (informace chápána jako poznatek relevantní pro jednání). Také získávání informací z externích zdrojů je důležité. Zvláště odborné informace z organizačně externích pramenů jsou důležitým zdrojem pro podnikatelské jednání. Využitím externích zdrojů se rozumí využívání světové informační nabídky. Z informačně vědeckého pohledu stojí v popředí produkty a služby jako odborné publikace, online-služby nebo služby profesionálních informačních středisek (např. poradenské firmy pro podnikání). Velmi relevantní může být také využití jiných pramenů v nejširším smyslu. Problémem informačního managementu je vybrat z nabízených "masových produktů" informace relevantní pro interní využití. Musí být vytvořeny formy, pomocí nichž lze externě získané informace kvalitativně zpracovat, rozdělit a vytvořit podmínky pro využívání.

3.2 Funkce 2: Vývoj racionálních informačních konceptů

Zvláštní na informačním managementu je to, že je nejen nástrojem získávání informací, ale je to i racionalizační vzor, který musí harmonovat s všeobecných racionalizačním vzorem organizace. Proto musí informační management spolurozhodnout, jaké formy komunikace, jaké techniky, které informace a které poznatky se pro dosažení cílů organizace jeví racionální. Úkoly informačního managementu je nutné spatřovat jednak v osvobození jiných organizačních útvarů od práce s informacemi, jednak v úpravě vlastní struktury a vytvoření racionalizačního vzoru.

3.3 Funkce 3: Plánování a řízení informační činnosti

V informatice se prosazuje stále zřetelněji, že informace představuje určitou formu jednání. Proto se také obvykle hovoří o "informačním jednání". Získávání nebo zpracovávání informací je sociální forma jednání. Určitý podíl je v kancelářské a správní činnosti jakož i v oblasti výzkumu a vývoje informační a komunikační činnosti.

Cílem informačního managementu je efektivně organizovat informační jednání. Protože informační jednání je důležitou formou organizačního jednání, musí být podpořeny klasické funkce managementu: plánování, řízení, kontrola a organizace.

3.4 Funkce 4: Organizace a prezentace poznatků v podnikání

Úspěšná činnost v hospodářství a správě je v současné době možná jen když je k dispozici dostatek poznatků. Vedle všeobecných poznatků jsou žádoucí ve zvláštní míře následující aspekty:
  • odborné poznatky
  • specifické zkušenosti s vazbou na povolání a podnikání
  • fakta.

Profesionální informační činnost má důležitý cíl: potřebné odborné, empirické a faktové poznatky získat, organizovat (ve smyslu systematizovat, uspořádat, ukládat a komunikovat) a konečně zprostředkovat uspokojování dotazů. Tyto cíle vyžadují výběr odpovídajících technik prezentace poznatků.

Odborné a faktové poznatky jsou v mnohých případech publikovány v dokumentech. Zpřístupnění těchto poznatků znamená z "klasického" informatického pohledu dát k dispozici dokumenty, nebo přinejmenším jejich signatury. Z moderního pohledu se nabízí také nová možnost - poznatky uložit a zpřístupnit. V zorném poli zde přirozeně stojí elektronická média, na nichž jsou poznatky ve formě dat prezentovány elektronicky.

Vedle zprostředkování poznatků za pomoci klasických nebo elektronických služeb je v podnikové sféře rozhodující interpersonální zprostředkování informací nebo poznatků. Moderní manažer hraje roli zprostředkovatele poznatků, pro jejichž zvládnutí musí získat speciální odborné kompetence. Také informační specialista v podnikání může v rámci interpersonálního zprostředkování poznatků vstoupit přímo do akce a být chápán v tomto smyslu jako informační manažer. Může si klást za cíl zlepšení interpersonálního zprostředkování informací ostatních. Také může interpersonální komunikaci poznatků v podniku podpořit organizačně a technicky.

Ale také zprostředkování empirických poznatků hraje v odborné interpersonální komunikaci rostoucí roli. Empirické poznatky jsou důležité i v novějších úvahách v oblasti expertních systémů nebo ve výzkumech "umělé inteligence". Moderní informační práce má za cíl zpracovávání empirických poznatků.

Jako předpoklad prezentace poznatků je důležitým cílem institucionalizované informační činnosti organizace poznatků. Technické inovace představují výzvu pro informační management. Myšleny jsou zde např. multimediální systémy, hypertextové systémy a optické technologie ukládání dat. Tak specializované oblasti vyžadují od lidí odbornost. Informační pracoviště mají nové cíle, jako třeba budování databází, které obsahují data o specialistech a expertech (např. jejich pracovní temata a adresy). Smyslem a cílem těchto bází dat je podpora vzájemné komunikace specialistů a expertů (podpora všech procesů v transferu poznatků). V procesech dělby práce je informace důležitým médiem koordinace.

3.5 Funkce : Management informačních a komunikačních technologií

Ve prospěch managementu v nasazení nových informačních a komunikačních technologií se dají jmenovat následující důvody:
  • Moderní informační a komunikační technoclogie vyžadují obsáhlé koncepty využití.
  • Nasazení informačních a komunikačních technologií musí být strategicky plánováno a musí být v souladu s celkovou strategií podniku.
  • Nasazení rozsáhlých informačních a komunikačních technologií je spojeno s podnikovými politickými rozhodnutími.
  • Informační a komunikační technologie mohou v rostoucí míře ovlivňovat organizační techniky, organizační struktury a hierarchie. Tím se stávají nástrojem "Re-Engineeringu".
  • Informační a komunikační technologie musí být nasazeny integrovaně a musí být plánovány.
  • Zavedení informačních a komunikačních technologií je vždy spojeno s velmi vysokými investičními náklady a vyžaduje proto vlastní oblast managementu.

Pro vnitropodnikovou informační činnost v její "klasické" a institucionalizované formě má tento vývoj dva nikoli nedůležité důsledky:

Jeden spočívá v tom, že vnitropodniková informační činnost je zde organizována z jiného počátku. V centru stojí využití racionalizačního potenciálu moderních informačních a komunikačních technologií pro organizaci. Zvláště hospodářské racionalizační strategie zasahují při nasazení informačních a komunikačních technologií do kancelářské oblasti a do služeb. Cílem profesionální informační činnosti institucionalizované v podnikání je vývoj a péče o informační systémy, které podporují a zefektivňují kancelářskou a správní práci.

Za druhé má nasazení informačních a komunikačních technologií přinést racionalizační efekty pro vlastní informační činnost, při níž stojí v popředí zprostředkování odborných informací. Zde se myslí plánování a vývoj speciálních technických informačních systémů v podnikání, které pokrývají odbornou informační potřebu pracovníků organizace. Proto je zde nutný specielní management pro informační a komunikační technologie.

Management informačních a komunikačních technologií zahrnuje plánování, organizaci a kontrolu

  • používání informací, to znamená definici informačních potřeb a z toho odvozených požadavků na informační systém
  • jednotlivých informačních systémů, které mohou být chápány jako navzájem sladěné aranžmá elementů personálních (kvalifikace, motivace), organizačních (výstavba, pravidla průběhu) a technických (hardware, software), které slouží pokrytí informační potřeby
  • infrastruktur pro zpracování informací a komunikaci instituce.

4. Dnešní institucionalizace informačního managementu

Informační management lze chápat jako činnost speciálního oddělení nebo funkční jednotky pro podporu získávání, zpracovávání, zprostředkovávání a uchovávání informací uvnitř organizace. V tomto smyslu je informační management moderní pojem v modernizovaném konceptu institucionalizace informační činnosti v podnikání.

Informační management se dá také interpretovat jako úkol vedení podniku. Podle tohoto pojetí se informační management nedá odtrhávat od procesu vedení podniku.

V nové filozofii managementu se myšlenka informačního managementu vyvinula jako jedno z nových maxim managementu. Informační práce už není jen úkolem vysoce specializovaného odborného personálu, je možné na ni nahlížet jak na pravý úkol managementu. Jeden z podstatných organizačních cílů, za který je management odpovědný, je proto určitý styk s informací uvnitř pracovního procesu organizace.

5. Výhled

Zatímco dříve byl informační management především v rukách odborníků na informace a dokumentaci, dnes se těmito myšlenkami zabývá stále více lidí z jiných oblastí, protože se to pro podnikání stává důležitější a kvalitativní požadavky stoupají. Informační manažer bude chápat informační management v "širším kontextu" a jiné podnikové oblasti musí integrovat.

Informační manažer bude výborný, když informační management úspěšně naváže styk mezi jiným s následujícími oblastmi

  • průzkum trhu
  • kultura podnikání popřípadě informační kultura
  • strategie globalizace
  • vnitropodnikové poradenství
  • inovační management a
  • Knowledge Exploitation.

(Zkrácený překlad dr. Marie Nádvorníková)


TIRÁŽ: Knihovní obzor. Čtvrtletník Vědecké knihovny v Olomouci. Redakce: redakcevkol.cz. Registrace MK ČR E 6450. ISSN (elektronická verze) 1214-6498.

Aktualizováno: 09.01.2008
Redaktor: správce www stránek
Pošli e-mailem
Trvalý odkaz


Vědecká knihovna Olomouc, ­ ­­­­­­­ ­Bezručova 659/2 ­Olomouc 9, 779 11­­­ tel.  +420-585 205 300 e-mail: vkol@vkol.cz   Otevírací doba: Po - Pá 8:30 - 19:00 So 9:00 - 13:00* Ne zavřeno   *MVS a studovna vázaných novin - zavřeno     ID datové schránky­­: yswjrie
Vědecká knihovna v Olomouci je příspěvkovou organizací zřízenou a financovanou Olomouckým krajem
Tvorba www stránek © Winternet 2008 - 2019
Aktualizováno: 18.02.2019 14:49
TOPlist