Traffic analysis

Vědecká knihovna Olomouc
Vědecká knihovna Olomouc
Česky English Deutsch

ZKUŠENOSTI S AUTOMATIZOVANÝM VÝPŮJČNÍM PROTOKOLEM V SYSTÉMU SMARTLIB V HUDEBNÍM ODDĚLENÍ KNIHOVNY JIŘÍHO MAHENA V BRNĚ

Tomáš Gec

Automatizovaný výpůjční protokol (dále jen VP) byl v našem oddělení spuštěn 14. srpna 1995 a do dnešních dnů funguje bez větších výkyvů. Jediné výpadky v půjčování byly způsobeny problémy se sítí. Ty byly rychle odstraněny jejím správcem, což jenom dokazuje nezbytnost tohoto pracovníka pro hladký chod veškerého počítačového a programového vybavení.

Po půl roce fungování již můžeme provést hodnocení kvality software (a jeho VP) a obecně srovnání automatizovaného a klasického VP na základě vlastních každodenních zkušeností.

Zásadní rozdíl mezi automatizovaným VP a klasickým lístkovým VP vyplývá už z názvu. Zatímco automatizovaný VP pracuje s čárovými kódy (příp. v mezidobí, kdy některý fond ještě není kompletně zpracován, s ručním vkládáním signatur a přírůstkových čísel do počítače), lístkový VP pracuje s knižními lístky.

Z toho vyplývá zásadní urychlení a zjednodušení už při samotné realizaci výpůjčky - pomocí scanneru načteme kód čtenáře ze čtenářské průkazky a naskočí nám rovnou požadovaná karta čtenáře. Do ní (tzn. do následně otevřeného konta) načítáme čárovým kódem vyjádřená přírůstková čísla, ke kterým si program následně dohledá všechny potřebné údaje (signaturu, autora, název, délku výpůjčky). Jestliže potřebujeme vědět více údajů (např. název knihy), po stisku funkční klávesy se objeví celý katalogizační záznam. V případě zodpovídání čtenářova dotazu je nutné se přesunout z modulu "Výpůjční proces" (dále výpůjční modul) do modulu "Informace". Tato situace je však řešena jinak (viz níže). Oproti lístkovému VP tedy odpadá jednak vyhledávání sáčku podle data, jednak manipulace s knižními lístky (velmi náchylnými k záměnám, ztrátám a k poškození). Veškeré půjčovní operace jsou soustředěny na jednom místě a uzavřením konta končí jakákoliv ruční manipulace (nenásleduje tedy počítání lístků nebo řazení sáčků, statistika je záležitostí další operace - deníku výpůjček - viz níže).

K výpůjčnímu modulu pochopitelně patří i systém nejrůznějších hlášek, které upozorňují po načtení čtenářovy karty na překročení výpůjční doby, na nezaplacení poplatku za probíhající rok, na přítomnost zamluveného titulu. Prolongace se řeší velmi jednoduše stiskem funkční klávesy.

Průkazku čtenáře je možno zmenšit na velikost kreditní karty nebo navštívenky, neboť potvrzení o výpůjčce se tiskne samostatně. Na průkazce je potřeba ponechat místo pouze na jméno čtenáře, jeho rodné číslo a na čárový kód. Skutečnost, že všechny potřebné údaje o čtenáři (adresa, číslo OP, další sledované údaje) jsou zaznamenány do jeho karty v databázi čtenářů přímo z občanského průkazu, značně urychluje vypisování přihlášky. V té postačují kolonky pro jméno čtenáře, jeho rodné číslo, datum přihlášení, podpis, číslo průkazky a stručný text o závazcích čtenáře, takže jej neodrazuje už pouhé vypisování přihlášky.

Vlastní vytvoření databáze čtenářů (které předchází spuštění automatizovaného VP - v našem oddělení o 8 měsíců) značně usnadňuje řešení některých pravidelně se vyskytujících situací. Jedná se:

  • o situaci, kdy čtenář zapomněl průkazku doma (číslo resp. karta čtenáře se dá najít i podle příjmení nebo rodného čísla)
  • o situaci se ztrátou průkazky (v kartě se číslo legitimace přepíše, přičemž se do poznámky zapíše číslo původní a po načtení ztracené průkazky počítač hlásí, že karta s tímto číslem neexistuje)
  • o situaci, kdy se někdo přihlašuje podruhé - ať už záměrně či omylem (v programu existuje kontrola na duplicitu rodných čísel).

Po spuštění automatizovaného VP pak lze pomocí signatury nebo přírůstkového čísla knihovní jednotky (dále jen KJ) najít kartu čtenáře, v jehož kontě se hledaná KJ nachází (jedná se o situaci, kdy si kamarádi a známí půjčují knihy mezi sebou a vrací je někdo jiný něž ten, kdo je má v kartě).

Při půjčování samém se používá scanner v kombinaci s klávesnicí. Po načtení čárového kódu průkazky je nejlepší zkontrolovat, zda jméno na obrazovce odpovídá jménu na průkazce (jelikož občas scanner načte jenom část kódu - čili nesmysl a v tomto případě zůstane na obrazovce poslední použitá karta, do níž bychom bez překontrolování načítali).

Načítání do konta v kartě čtenáře probíhá rychle (ve verzi 3.0+) a průběžným prokreslováním (verze 3.0+) vypůjčovaných KJ se zabraňuje tomu, aby se čárový kód načetl "naslepo", tzn. ještě předtím, než je na obrazovce nachystáno příslušné okénko.

Program umožňuje ruční zadávání zatím nezkatalogizovaných KJ, jestliže je v oddělení více druhů fondů, které se postupně retrospektivně zpracovávají (toto se týká převážně hudebního oddělení).

Po ukončení načítání si čtenář může nechat vytisknout přehled výpůjček (neboli výpis z konta), jehož položky se dají nakonfigurovat a v našem oddělení obsahuje kromě průvodního textu jméno autora a název díla, signaturu a přír. číslo, datum vypůjčení a výpůjční dobu. Tento přehled se u drahých KJ (např. AV médií) tiskne automaticky a nechává se podepsat, což je dostatečný podklad pro případné soudní vymáhání (zde dochází k časové úspoře oproti dřívější praxi, kdy se místo jediného výpisu z konta podepisovalo zpravidla více knižních lístků). V současnosti se plánuje, že různé druhy poplatků (např. registrační, manipulační, upomínky a další) se budou evidovat v počítači a následně tisknout (nejlépe společně s potvrzením o výpůjčce).

Dále se ve velmi brzké době počítá s prezenční výpůjčkou, takže veškeré aktivity čtenáře v knihovně budou zachyceny a následně statisticky vyhodnoceny (což se týká převážně periodik a prezenčního poslechu AV médií).

Rozmístění počítačů v půjčovním procesu hudebního oddělení KJM je následující. Na registraci nových čtenářů je vyčleněn 1 počítač v poslechové místnosti. Na zde přítomném počítači se vyhledávají i odpovědi na složitější čtenářské dotazy, neboť na jejich zodpovězení je více času než v místnosti půjčovní. Zde probíhá půjčování KJ na 2 počítačích přes čárové kódy pomocí scannerů, přičemž nejsou jednoznačně vyčleněna místa pouze na vracení a pouze na půjčování. Na počítačích se kromě zmíněných operací dají rovněž obnovovat poplatky na další kalendařní rok. Počet 2 počítačů stačí po většinu půjčovní doby pro plynulé odbavování návštěvníků, menší zdržení nastává jen ve špičkách. Průměrný denní provoz v hudebním oddělení KJM obnáší cca 400 návštěvníků a cca 550 půjčených KJ (oba dva údaje se týkají absenčních výpůjček).

Automatizovaný VP obsahuje kromě samotného výpůjčního modulu ještě samostatné moduly pro upomínky, rezervace a statistiky, které jsou v nabídkovém menu seřazeny pod sebou.

Výpůjční doba KJ se dá nastavit v modulu "Konfigurace", stejně jako intervaly mezi různými stupni upomínek. Tuto dobu lze nastavit jednotlivě pro různé druhy dokumentů (i pro jejich upomínky).

Pokud čtenář překročí výpůjční dobu nastavenou v konfiguraci, kromě upozornění v jeho kartě se ocitne i s dlužnými tituly v celkovém přehledu v modulu "Upomínky". Upomínky jsou rozčleněny na 1., 2., 3., 4. a na další. Znění jednotlivých stupňů upomínek se nastavuje v modulu "Tiskové výstupy". Tisk upomínek probíhá po stisknutí funkční klávesy. Vytisknou se vždy všichni čtenáři nacházející se v určitém stupni upomínek. Možnost vytištění upomínky jednomu čtenáři se teprve připravuje. Vytištěná upomínka (v hudebním oddělení na formátu A4) obsahuje adresu i znění na jediné straně, a proto se používají dopisní obálky s okénkem.

K výpůjční praxi neodmyslitelně patří i statistiky. V programu Smartlib existují 2 druhy statistik. Ve výpůjčním modulu se generují denní statistiky výpůjček, které se následně ukládají do deníku výpůjček. V deníku výpůjček pak můžeme zadat libovolné období (obyčejně 1 měsíc) a k němu program vypočítá souhrnné počty výpůjček a návštěvníků. Jednotlivé položky v deníku výpůjček se dají navolit a čerpají bu_ ze signatury nebo z tématické skupiny. Mimo to existuje ještě samostatný modul "Statistiky", který čerpá údaje ze čtenářských karet. Zde se formou dotazů může zkoumat složení čtenářů (podle věku, vzdělání, podíl studentů).

Poslední modul z VP tvoří "Rezervace". Vyřizování zámluv KJ, a to především knižních publikací, se značně zjednodušuje (na AV média jakožto KJ s krátkou výpůjční dobou by byl potřeba jiný druh rezervací, a to časové). Do čtenářovy karty se napíše signatura požadovaného titulu. V případě, že počítač nenajde žádné volné přírůstkové číslo, nabídne možnost rezervace. Jakmile je tato učiněna, při vracení žádaného titulu se na obrazovce objeví upozornění, že KJ je rezervována. Následně zbývá už jen odeslat oznámení zájemci. Při jeho návštěvě se v jeho kartě objeví hlášení o přítomnosti zamluvených titulů. Ve velmi brzké době se počítá s nasazením on-line katalogů v počtu 4 kusů. On-line katalogy postupně nahradí klasické lístkové katalogy. Po určitou dobu budou fungovat souběžně (u hudebnin a knih o hudbě), posléze budou zcela nahrazeny on-line katalogy. U AV médií, která se začala intenzivněji doplňovat do fondu KJM v posledních 2 letech (CD disky a MC kazety), lístkové katalogy nebyly zakládány. Dočasně je nahradily seznamy (formátu A4 v kroužkové vazbě), které jsou napsány v textovém editoru. Na požádání se dají nahrát na disketu (takže každý čtenář může mít doma přehled všech CD disků a magnetofonových kazet). Jeden on-line katalog byl zkušebně umístěn do oddělení dětí a mládeže, aby mohl být otestován zájem a případné potíže čtenářů s vyhledáváním. Na základě praktických zkušeností byl on-line katalog firmou upraven. Ve verzi 3.0+ si čtenář zvolí fond, o který má zájem, následně si vybere pole, ve kterém chce hledat (názvové, autorské, vydavatelské aj.) a po odeslání zadaní se mu objeví celkový přehled, ve kterém je z každé KJ zobrazen název a autor díla, signatura a hlášení o počtu přítomných kusů (v jednom řádku). Po odklepnutí na libovolném řádku se objeví celý katalogizační záznam. Samozřejmě existuje možnost tiskových výstupů (ve formě citací).

Celý on-line katalog je koncipován velmi uživatelsky a nezbývá než se těšit na jeho zavedení ve velkém. O zkušenosti s jeho použitím se rádi podělíme.


TIRÁŽ: Knihovní obzor. Čtvrtletník Vědecké knihovny v Olomouci. Redakce: redakcevkol.cz. Registrace MK ČR E 6450. ISSN (elektronická verze) 1214-6498.

Aktualizováno: 09.01.2008
Redaktor: správce www stránek
Pošli e-mailem
Trvalý odkaz


Vědecká knihovna Olomouc, ­ ­­­­­­­ ­Bezručova 659/2 ­Olomouc 9, 779 11­­­ tel.  +420-585 205 300 e-mail: vkol@vkol.cz   Otevírací doba: Po - Pá 8:30 - 19:00 So 9:00 - 13:00* Ne zavřeno   *MVS a studovna vázaných novin - zavřeno   Čtenářská anketa ID datové schránky­­: yswjrie
Vědecká knihovna v Olomouci je příspěvkovou organizací zřízenou a financovanou Olomouckým krajem
Tvorba www stránek © Winternet 2008 - 2019
Aktualizováno: 21.03.2019 09:26
TOPlist