Traffic analysis

Vědecká knihovna Olomouc
Vědecká knihovna Olomouc
Česky English Deutsch

KNIHOVNY SOUČASNOSTI '95: co nebylo ve sborníku ...

(Vystoupení Ireny Daubnerové)

L. Koudelková se v příspěvku, který je otištěn ve sborníku, věnovala obecně problematice automatizace výpůjčních služeb ve veřejných knihovnách. Připomněla práci Státní technické knihovny v Praze a Technické knihovny v Bratislavě, které řešily výzkumný úkol na uvedené téma a jejichž výsledky jsou inspirativní pro každého, kdo se rozhodne AVS zavést nebo dokonce sám vyvinout. V příspěvku jsou dále připomenuty cíle, jejichž naplnění se má automatizací výpůjčky dosáhnout, a pak následuje rekapitulace stavu AVS ve veřejných knihovnách - zatímco v okresních a městských knihovnách přibývá v tomto roce nejméně každý měsíc nová instalace, ve státních vědeckých knihovnách se knihy půjčují přes počítač jen na dvou místech. Od srpna 1994 v VK Olomouc a od ledna 1995 v SVK Plzeň. Zmíněny jsou pak systémy, které mají největší úspěch. Shodou okolností jsou zde všechny představovány mateřskými firmami a i já bych Vás ráda pozvala na předvedení našeho programu, který vytváří vlastně nadstavbu systému ISIS.

A teď už dovolte, abych na příspěvek L. Koudelkové navázala příspěvkem vlastním, zaměřeným více na situaci v VK Olomouc:

Automatizace knihoven je předmětem zájmu posledních let. Je to proces náročný, zdlouhavý a jeho zavedení je závislé na typu a zaměření každé instituce. Jinak probíhá v knihovnách vědeckých a univerzitních, jinak v okresních a městských.

Většina menších knihoven má - dá-li se tak říct - výhodu ve struktuře a v organizaci. Fond nemají povinnost archivovat, doplňují a zpracovávají literaturu určitého zaměření a staré knihy odepisují. Knihovnám vědeckého a univerzitního rázu naopak fond vzrůstá úměrně s růstem tiskové produkce, je doplňován a zpracováván s velkou náročností na kapacitu elektronické paměti. Převážná většina informačních institucí začíná v oddělení doplňování a zpracování fondu - katalogizací jmennou a věcnou. Pak přistupuje k automatizaci výpůjčního systému. Podmínkou spuštění je paralelně budovat databázi uživatelů. Většina fungujících AVS je založena na identifikaci dokumentů i uživatelů čárovým kódem.

Automatizace výpůjčky v VK Olomouc prošla právě tak těmito fázemi: jmenné a věcné zpracování probíhá v systému MAKS od roku 1990, oddělení doplňování fondu identifikuje dokumenty čárovým kódem od července 1992. Výpůjční oddělení zřídilo v roce 1985 volný výběr novinek jako službu čtenářům pro rychlou orientaci v odborné novinkové literatuře. Tento volný výběr se stal s fondem přibližně 5000 knihovních jednotek nejvhodnější pro zkušební provoz zautomatizování výpůjčky.

Prvním předpokladem bylo budování již zmíněné databáze uživatelů, započaté od 1. ledna 1991 v systému CDS/ISIS, aplikace čárového kódu každému uživateli pak od roku 1992 jako prioritní vstupní údaj k operacím při přechodu z klasického výpůjčního systému na automatizovaný.

Množství požadavků na zpracování programu bylo obrovské, přesto se v srpnu 1994 podařilo zahájit zkušební provoz. Původní záměr zněl : do konce tohoto roku jen v rámci instituce, tedy na zaměstnancích a později, podle možností jen s předem vybranými čtenáři. Zkušební provoz se však natolik osvědčil, že byl už od září 1994 spuštěn v plném rozsahu pro všechny uživatele, ale s omezeným počtem fondu.

Tento fond představuje 5200 svazků, což je jen 0,3 procenta celkového fondu knihovny. Denní průměr výpůjček z této kolekce se však pohybuje kolem 9 procent z celkového počtu půjčených knih. Tato čísla dokazují jak uživatelský zájem, tak výhody nové formy práce.

Prolínání klasického a nového systému je dalším a nemalým problémem. Živý fond staršího data se musí uložit do paměti. V VK Olomouc se to řeší retrospektivní konverzí. Z místního katalogu jsou vybrány katalogizační lístky podle předem určeného rozsahu signatur. Záznam v počítači obsahuje : signaturu, záhlaví autorské a názvové, název, podnázev, místo a rok vydání, údaje o vydání, počet exemplářů, specifický kód země vydání, který rozlišuje produkci ČR, SR a zahraniční. Existují databáze tři : pro díla jednosvazková, vícesvazková a pak databáze třetí, kam se přehrávají z prvních dvou jmenovaných bází dat záznamy, které již prošly revizí.

Této činnosti se věnují dvě stálé pracovnice /jedna ukládá vícesvazková díla, druhá pak reviduje/ a brigádníci z řad studentů přes zprostředkující agenturu Studentservis, kteří zapisují jednosvazková díla. Další určený pracovník si odnáší knihy vybraných signatur na pracoviště mimo výpůjčku, dokument opatří čárovým kódem a barevnou etiketou na obal a kód načte pomocí světelného pera do předepsaného pole v záznamu. Retrospektivní konverze fondu začla v lednu 1994 a v současné době je uloženo celkem 238.000 záznamů.

Toto vysoké číslo signalizuje možnost rychlého postupu automatizace výpůjčního systému. Při její analýze jsme však došli k závěru, že půjčování tímto způsobem v praxi musí narůstat pomaleji a systematicky, to znamená v časových a signaturových intervalech. Od zavedení v srpnu 1994 do června 1995 se počet knih půjčovaný přes počítač rozšířil na 10.000.

Dalším bodem analýzy je dvoukolejnost výpůjčky. Jelikož nový systém vzniká jako nádstavba starého, nutno přiblížit jeho princip a některá specifika. Při klasické výpůjčce si žádanku bere expedient a vydává se do skladu, aniž tuší, jestli má šanci uspět a knihu tam najít. Existují samozřejmě pečlivě vedené evidence o umístění knih - kartotéka absenčních výpůjček, dočasných ztrát, knih umístěných v příručních knihovnách, knih vyžadujících zvláštní ochranu, evidence knih daných na svázání apod. Jejich ruční procházení při každém požadavku o výpůjčku je však prakticky neproveditelné. AVS umožňuje pomocí numerických kódů jednotlivých stanovišť podat okamžitou informaci o stavu knihy. Tato informace je prioritním požadavkem pro zrychlení a zkvalitnění služeb.

Systém je vyprojektován tak, aby se dalo pracovat na třech stanovištích : volný výběr novinek, výpůjční pult a pult vracení knih. (Říkám vyprojektován, protože rozsáhlá rekonstrukce budovy služeb zatím neumožňuje rozšířený projekt realizovat.)

Volný výběr, který novou formu práce zavedl a plní nadále úkol rychlé dostupnosti k novinkám odborné literatury, neřeší otázku expedování knih ze skladu. Nadále rozšiřuje databázi uživatelů, tj. vystavuje a prodlužuje čtenářské průkazy a inkasuje stanovené poplatky. Fond v tomto oddělení je stavěn podle zjednodušené verze MDT, které se při doplňování novinek vpisuje do určeného pole v databázi knih. Ta je dvakrát týdně dohrávána z databáze odd. zpracování fondu. Pokud je kniha již prezentována ve čtenářském katalogu, ale není ještě fyzicky přítomna ve volném výběru, může být čtenáři rezervována i v tomto stadiu. Po doplnění MDT uvedeným způsobem se automaticky vytiskne korespondenční oznámení o vyzvednutí zamluvené knihy.

Účet za veškeré poplatky je rozdělen do polí : upomínky, oznámené knihy,registrace čtenářů, xerox, MVS , MMVS a samostatná účtenka, využívaná na nestandartní poplatky, např. prodej plakátů rukopisů VK Olomouc. Částky naskakují do účtu automaticky při provádění každé účtované činnosti.

Pracovní list uživatele obsahuje mimo údajů o totožnosti poznámku složenou ze tří polí :

  1. zda má čtenář upomínky
  2. s upomínkou spojené pohledávky, což je částka k úhradě (obě pole zobrazují pouze informaci ano nebo ne)
  3. je doplňující text.

První dvě pole jsou rozdělena proto, že upomínaná kniha může být vrácena, ale nemusí být uhrazen poplatek. Při dalším pracovním kontaktu s takovým čtenářem se zobrazuje upozornění na tyto skutečnosti.

Síťová verze systému samozřejmě umožní využití všech uložených údajů na dalších dvou stanovištích, umístěných společně, ale mimo volný výběr.

Z důvodu optimalizace mají tato pracoviště pečlivě rozdělenou náplň práce. Stručně řečeno - výpůjční pult provádí výdej knih klasickým i novým způsobem, provádí rezervace a inkasuje s tím spojené poplatky. Pult vracení knihy přijímá, vyřizuje a inkasuje poplatky z prodlení, spravuje a shromažďuje vzniklé rezervace. Při potřebě mohou obě dvě obsluhy vstupovat do databáze uživatelů a do textu poznámky zapsat příslušné sdělení. Účet je společný.

Obecnou charakteristikou jsem se snažila alespoň částečně ukázat, že automatizovaná výpůjčka klade vysoké nároky na knihovnickou odbornost a pozornost. Lze však jednoznačně říci, že je téměř dokonalým řešením složitosti služeb veřejnosti, kterou poskytuje instituce s tak rozsáhlým fondem, jaký má vědecká knihovna.


TIRÁŽ: Knihovní obzor. Čtvrtletník Vědecké knihovny v Olomouci. Redakce: redakcevkol.cz. Registrace MK ČR E 6450. ISSN (elektronická verze) 1214-6498.

Aktualizováno: 09.01.2008
Redaktor: správce www stránek
Pošli e-mailem
Trvalý odkaz


Vědecká knihovna Olomouc, ­ ­­­­­­­ ­Bezručova 659/2 ­Olomouc 9, 779 11­­­ tel.  +420-585 205 300 e-mail: vkol@vkol.cz   Otevírací doba: Po - Pá 8:30 - 19:00 So 9:00 - 13:00* Ne zavřeno   *MVS a studovna vázaných novin - zavřeno   Prázdninová otevírací doba.   ID datové schránky­­: yswjrie
Vědecká knihovna v Olomouci je příspěvkovou organizací zřízenou a financovanou Olomouckým krajem
Tvorba www stránek © Winternet 2008 - 2019
Aktualizováno: 15.08.2019 14:03
TOPlist